E-mail sudah menjadi sarana penting bagi karier. Namun, rajin cek e-mail setiap saat juga mengurangi efektivitas dan efisiensi kerja Anda. Waktu untuk bergaul juga berkurang, belum lagi menambah beban stres, kan. Untuk mengurangi obsesi Anda pada kegiatan cek inbox sekaligus meningkatkan produktivitas Anda, coba langkah-langkah berikut:
1. Matikan notifikasi e-mail pada smartphone. Anda tidak perlu mengetahui e-mail apa saja yang masuk sebab bisa meningkatkan stres karena belum membaca, membalas, atau apa pun yang disebutkan dalam e-mail tersebut.
2. Hindari multitasking. Saat sedang mengerjakan sesuatu, tidak perlu sekaligus membuka e-mail yang belum dibaca pada tab browser Anda—dengan harapan akan dibaca sambil mengerjakan tugas lain. Multitasking malah menghambat produktivitas dan meningkatkan stres pada otak, tuh.
3. Tentukan jadwal cek inbox e-mail Anda. Misal, hanya dua atau tiga kali pada waktu-waktu yang sama setiap harinya. Menjadwalkan inbox membantu Anda lebih fokus mengatur, baca, dan membalasnya.
4. Kosongkan inbox Anda. Cara ini membantu Anda lebih fokus mengerjakan tugas-tugas lain daripada hanya memandang e-mail lama yang sudah dibaca. Bila tidak mau menghapusnya, tempatkan e-mail tersebut pada folder-folder terpisah. Jadi, Anda bisa merespons atau membaca saat sedang ada waktu.
5. Lebih selektif menambahkan daftar orang yang akan dikirimi e-mail. Tidak perlu berlebihan menggunakan ‘cc’ dengan menambahkan jumlah orang yang ingin dikirimi e-mail—padahal tidak perlu. ‘Percakapan’ dengan si cc dapat membuyarkan konsentrasi kerja Anda karena keinginan cek e-mail yang baru masuk.
6. Saat cek inbox di waktu yang sudah dijadwalkan, langsung balas e-mail yang hanya memerlukan waktu dua menit atau kurang untuk meresponsnya. E-mail yang butuh waktu lebih dari itu untuk direspons sebaiknya dipindahkan ke folder ‘butuh follow up’—atau apa pun namanya. Dijamin Anda bakal lebih fokus saat membalasnya karena tidak terburu-buru. (MEI/FOTOSEARCH)
1. Matikan notifikasi e-mail pada smartphone. Anda tidak perlu mengetahui e-mail apa saja yang masuk sebab bisa meningkatkan stres karena belum membaca, membalas, atau apa pun yang disebutkan dalam e-mail tersebut.
2. Hindari multitasking. Saat sedang mengerjakan sesuatu, tidak perlu sekaligus membuka e-mail yang belum dibaca pada tab browser Anda—dengan harapan akan dibaca sambil mengerjakan tugas lain. Multitasking malah menghambat produktivitas dan meningkatkan stres pada otak, tuh.
3. Tentukan jadwal cek inbox e-mail Anda. Misal, hanya dua atau tiga kali pada waktu-waktu yang sama setiap harinya. Menjadwalkan inbox membantu Anda lebih fokus mengatur, baca, dan membalasnya.
4. Kosongkan inbox Anda. Cara ini membantu Anda lebih fokus mengerjakan tugas-tugas lain daripada hanya memandang e-mail lama yang sudah dibaca. Bila tidak mau menghapusnya, tempatkan e-mail tersebut pada folder-folder terpisah. Jadi, Anda bisa merespons atau membaca saat sedang ada waktu.
5. Lebih selektif menambahkan daftar orang yang akan dikirimi e-mail. Tidak perlu berlebihan menggunakan ‘cc’ dengan menambahkan jumlah orang yang ingin dikirimi e-mail—padahal tidak perlu. ‘Percakapan’ dengan si cc dapat membuyarkan konsentrasi kerja Anda karena keinginan cek e-mail yang baru masuk.
6. Saat cek inbox di waktu yang sudah dijadwalkan, langsung balas e-mail yang hanya memerlukan waktu dua menit atau kurang untuk meresponsnya. E-mail yang butuh waktu lebih dari itu untuk direspons sebaiknya dipindahkan ke folder ‘butuh follow up’—atau apa pun namanya. Dijamin Anda bakal lebih fokus saat membalasnya karena tidak terburu-buru. (MEI/FOTOSEARCH)
