Organizer Berjalan
Sebagai sekretaris kantor, urusan pribadi atasan pun secara nggak langsung harus kita ikutsertakan untuk memudahkan pengaturan jadwal kantor. Dengan menyelipkan waktu rekreasi atau kepentingan pribadi di tengah-tengah jam kerja atasan yang padat, tentu saja akan membantu atasan itu sendiri untuk mengefektifkan waktu dan tenaganya dan juga mengontrol kepentingan dia sendiri.
Soal atur-mengatur waktu ini bukan persoalan yang mudah. Sebaiknya atasan dan sekretaris selalu meluangkan waktu khusus untuk membuat daftar prioritas klien yang harus didahulukan. Dengan rutinitas seperti ini sekretaris akan belajar dan mampu 'membaca' keinginan dan kepentingan dari atasan. Jika kita gape dan rapi dalam pengaturan waktu ini, atasan pasti akan melihat, menghargai, dan memberi nilai plus buat kita.
Bemper Bos
Peka terhadap mood atasan hari ini juga penting buat sekretaris. Jangan sampai karena moodnya jelek dan kita mengajukan salah satu nama klien yang ternyata tidak dia sukai, kita jadi kena marah. Kita perlu belajar ilmu ngeles agar hubungan klien dengan atasan (dan juga kita) tidak rusak hanya gara-gara masalah kecil tersebut. Gunakan bahasa yang sopan dan halus untuk 'menolak' klien tersebut dan beri alternatif jadwal pertemuan yang baru.
Memang, sih, rasanya pasti nggak enak kalau harus terlalu sering menolak klien. Cari kesempatan untuk mendiskusikan klien 'bermasalah' ini dengan si atasan, sehingga kita jadi tahu alasan beliau dan mungkin dapat memudahkan kita untuk 'berbohong'.
Bukan Polisi
Sekretaris juga bertanggung jawab terhadap masalah intern yaitu menjadi penyambung lidah antara atasan dan bawahannya. Seringkali atasan meminta sekretarisnya untuk mengontrol perkembangan pekerjaan anak buahnya karena beliau tidak sempat melakukannya. Istilah kerennya, kita jadi mandataris atasan.
Dalam situasi semacam ini tentu membutuhkan kemampuan komunikasi yang tepat. Bicarakan baik-baik dan tegas untuk menanyakan pekerjaan yang belum selesai tanpa berkesan mendesaknya.
