Sering kali kita merasa waktu delapan jam sehari untuk bekerja sangatlah kurang. Pasalnya, pekerjaan kita terus menumpuk. Biar kita bisa bekerja lebih efektif, nih, praktikkan 10 langkahnya, nih…
#1 Bikin folder untuk e-mail yang berkaitan dengan proyek kantor. Jadi, kita nggak bingung mencarinya saat sedang membutuhkan.
#2 Buatlah template untuk semua dokumen yang kita pakai secara reguler. Misalnya surat, fax, kontrak, laporan pengeluaran, dan proposal. Nggak buang-buang waktu untuk setting ulang, deh.
#3 Berikan label dengan judul presentasi atau acara kantor di CD. Ini mempermudah kita jika diminta bos untuk mencari file-file lama.
#4 Kurangi intensitas berdiskusi lewat telepon kecuali urgent. Beralihlah ke e-mail—selain bisa langsung ke poin diskusi, juga bisa menyimpan kronologisnya.
#5 Sebelum menelepon rekan atau klien, catat poin-poin yang ingin dibicarakan. Kita bisa menghemat waktu, tuh, alias nggak perlu berbicara terlalu lama.
#6 Jika pembicaraan via telepon nggak juga menghasilkan apa pun, segera selesaikan pembicaraan. Lebih baik follow-up setelah ada perkembangan.
#7 Jangan bergantung pada telepon kantor untuk follow-up pekerjaan. Di tengah minimnya waktu, kita bisa menelepon saat antre di bank atau di perjalanan menuju lokasi meeting.
#8 Bookmark situs yang sering kita buka agar nggak buang-buang waktu mengetik alamat web. Saat tiba-tiba lupa pun kita gampang menemukannya.
#9 Tumpukan kertas di meja bisa menjadi penyedot waktu berharga kita. Rapikan segera dengan cara menyortirnya—apakah dibuang, disimpan, atau mau diserahkan pada rekan kerja.
#10 Selalu rapikan meja menjelang pulang. Letakkan pekerjaan prioritas besok di tengah meja. (VIN/FOTOSEARCH)
