Bekerja dengan konsep open office berarti menghilangkan semua sekat yang ada, sehingga diharapkan tiap orang akan mengetahui pekerjaan satu sama lainnya. Inilah manfaat utamanya, yaitu soal keterbukaan.
Keterbukaan ini memungkinkan arus informasi yang lebih lancar dan cepat sampai kepada pihak yang berkepentingan. Sehingga, jika terjadi masalah dapat terdeteksi lebih awal dan teratasi dengan cepat.
Dalam bekerja sebagai tim, konsep open office dianggap dapat memperkuat kerja sama tim, karena ada tuntutan tiap orang untuk tahu pekerjaan orang lain dan peduli satu sama lain. Dengan saling tahu ini informasi menjadi lebih terbuka dan komunikasi menjadi lebih baik, sehingga diharapkan bisa saling mengingatkan.
“Secara tidak langsung, open office akan menghilangkan batasan birokrasi. Di kantor dengan konsep cubicle, karyawan harus terlebih dahulu menghampiri atasannya untuk izin keluar kantor, misalnya. Tapi, ketika berada di kantor yang tanpa sekat, seseorang yang akan keluar kantor bisa saja berkata kepada atasannya dengan suara yang lebih lantang sehingga bisa didengar teman-teman lainnya,” ungkap Joshua Siregar, Marketing Director sekaligus trainer dari Dale Carnegie.
Selain itu, bagi seorang manajer, konsep open office juga memberikan keuntungan dalam hal mengoordinasikan pekerjaan yang bisa dilakukan secara informal sehingga bisa kapan saja. Pengawasan juga akan lebih mudah karena ia bisa melihat langsung anggota timnya. “Hal ini dipercaya dapat memberikan efek yang baik bagi kerja tim karena satu sama lain saling tahu. Tidak ada istilah itu pekerjaan dia, bukan saya, semua orang dalam tim dianggap harus saling membantu,” kata Joshua.
Di lain sisi, seorang manajer yang bekerja di lingkungan open office dituntut untuk bisa menempatkan diri. Ia harus pandai memilah-milah mana yang interaksi bisnis kasual, dan mana yang membutuhkan privasi atau harus dilakukan secara formal. “Jika membicarakan update tentang pertemuan dengan klien tentu bisa dilakukan secara informal. Tapi, ketika menyangkut coaching atau konseling, tentu harus dilakukan secara privat, misalnya berdua saja di ruang meeting,” jelas Joshua.
Privasi menjadi isu utama dalam kantor berkonsep open office. Menurut Joshua, ada dua jenis privasi saat di kantor, yaitu privasi karena pekerjaan itu sendiri serta privasi personal. Privasi karena pekerjaan, misalnya, seorang finance yang sehari-hari bekerja dengan angka yang sifatnya rahasia. Dengan tidak adanya sekat, tentu layar komputernya akan mudah dilihat orang lain di sekitarnya. Untuk hal-hal yang seperti ini tentunya perlu ada penyelesaian yang dipikirkan. Misalnya, ia ditempatkan di posisi yang membelakangi tembok sehingga tidak ada orang lain di belakangnya.
Sedangkan personal privacy adalah privasi yang berhubungan dengan pribadi masing-masing. Misalnya, mendapatkan panggilan telepon dari pasangan, tentu tidak nyaman dilakukan di meja sendiri yang bisa didengar orang di sekitarnya. Untuk itu, butuh ruangan lain yang bisa mengakomodasi kebutuhan ini.
Keuntungannya, karena minimnya privacy personal, kegiatan yang berhubungan dengan pribadi selama jam kantor akan berkurang sehingga tentunya jika dikaitkan dengan kinerja ini bisa memberikan nilai lebih. Meskipun, hal ini juga belum terbukti. Karena, bisa jadi ketidaknyamanan ini justru membuat waktu yang lebih banyak.
“Misalnya saja, ia harus pergi dulu ke luar ruangan untuk mengangkat telepon. Kalau bolak-balik kan ini menyita waktu dan mengganggu konsentrasi kerja juga,” ungkap Joshua.
Masalah yang sifatnya personal juga bisa saja muncul di lingkungan kantor open office. Mulai dari ketidaknyamanan berada di dekat orang yang tidak disukai, rekan sebelah meja yang tidak terorganisasi barang-barangnya dan tidak menghormati batas, hingga suasana kantor yang dianggap terlalu ramai dan mengganggu konsentrasi.
“Open office bisa dengan mudah membenturkan seseorang dengan orang lainnya sehingga faktor like dan dislike bisa sangat berpengaruh. Tentunya dalam hal penempatan posisi duduk, seorang manajer harus paham tentang dinamika dalam timnya. Jika ingin hasil yang baik, maka harus diatur dengan baik pula,” ungkap Joshua.
Penting untuk diingat bahwa konsep kantor open office tidak sekadar soal layout ruangan, tapi lebih jauh lagi terkait dengan pola bekerja. Jika tak ada penyesuaian, bekerja di lingkungan open office bisa menyebabkan culture shock.
Konsep open office harus sejalan dengan karakter perusahaan yang mengusung keterbukaan dan fleksibilitas, tidak fleksibel dan kaku. Jika tidak, akan terjadi benturan nilai yang akan berdampak stres tambahan bagi karyawan. Konflik akan lebih mudah terjadi jika masing-masing individu tidak memiliki kemampuan berinteraksi yang baik serta kedewasaan.
“Caranya bisa lewat coaching dan training yang membantu meningkatkan soft skill, seperti emotional intelligent hingga interpersonal skill. Dengan kedewasaan dalam bekerja, tentunya konflik yang ada bisa lebih diminimalkan,” kata Joshua. (f)
Faunda Liswijayanti
Topic
#TipKarier
