Foto: Fotosearch
Kita dapat melakukan yang terbaik agar lebih efektif dalam bekerja. Berikut 20 caranya dari konsultan karier Eliza Carolina….
1. Jangan bergantung pada telepon kantor untuk follow-up pekerjaan. Di tengah minimnya waktu, kita bisa menelepon saat antri di bank atau di perjalanan menuju lokasi meeting.
2. Ketika berdiskusi pekerjaan dengan rekan kerja di meja kita, arahkan pembicaraan ke topik yang diperlukan. Biasanya, nih, kita cenderung berbicara ke luar jalur.
3. Belajarlah untuk berkata tidak pada hal-hal yang kurang penting, terutama jika pekerjaan kita memang sudah banyak. Misalnya, bos minta tolong kita untuk mencarikan tiket promo liburan. Jelaskan kalau kita masih punya tugas yang harus segera diselesaikan.
4. Bookmark situs yang sering kita buka agar nggak buang-buang waktu mengetik alamat web. Jadi saat tiba-tiba lupa, kita bisa menemukannya dengan mudah.
5. Pisahkan dokumen pribadi dengan urusan pekerjaan di komputer. Foto dan video bintang idola sebaiknya simpan di USB atau hard disk eksternal agar nggak menganggu kinerja komputer. Kalau komputer lelet, pekerjaan pun terhambat.
6. Jangan menyimpan terlalu banyak folder berat berisi foto atau presentasi kerja di desktop. Ini membuat kinerja komputer berjalan lamban.
7. Tumpukkan kertas di meja bisa menjadi penyedot waktu berharga kita. Rapikan segera dengan menyortirnya—apakah dibuang, disimpan, atau mau diserahkan pada rekan kerja.
8. Simpan arsip kita berdasarkan abjad, bahkan meski kita hanya punya beberapa. Penting banget, tuh, untuk menghemat waktu ketika mencari.
9. Buang segala kertas berisi catatan dan print out lainnya yang sudah berusia lebih dari tiga minggu.
10. Kurangi jumlah barang pribadi di meja kerja. Terlalu banyak foto atau aksesori dapat mengganggu konsentrasi kerja.
11. Selalu rapikan meja menjelang pulang. Buang sampah dan bersihkan keyboard agar debu nggak menumpuk.
12. Catat jadwal meeting, bertemu klien, atau wawancara 10 menit lebih awal. Ini mendorong kita untuk mengerjakan segala sesuatunya lebih cepat.
13. Arahkan klien untuk meeting di jam makan siang. Sekali mendayung, dua tiga pulau terlampaui—bisa isi perut sambil berdiskusi. Tapi ingat, jangan sampai kita jadi nggak sempat makan siang karena energi akan menipis dan berpengaruh pada kinerja kita.
14. Tandai kalender jika ada meeting super penting meski kita sudah mencatatnya di agenda. Kalender, kan, terletak di atas meja dengan font lebih besar—kita pun jadi lebih mudah ingat.
15. Agar nggak terjebak dalam meeting terlalu lama, kumpulkan materi agar rapat berjalan efektif.
16. Datanglah tepat waktu saat menghadiri meeting. Semakin cepat dimulai, diharapkan makin cepat selesai.
17. Jika kita kebetulan menjadi ketua proyek dan mau briefing masing-masing anggota, lakukan melalui e-mail agar lebih jelas.
18. Saat mengadakan rapat, undanglah orang-orang penting yang berperan dalam mengambil keputusan. Rekan lain dapat diinformasikan belakangan.
19. Cobalah fleksibel ketika mengadakan meeting. Jika ada rekan yang belum datang, berikan kesempatan pada rekan lain yang sudah hadir untuk berbicara lebih dahulu. Waktu nggak terbuang percuma, rekan yang telat pun jadi ‘tersentil’ untuk hadir lebih tepat waktu di kemudian hari.
20. Jangan adakan meeting di Senin pagi. Biasanya, nih, di hari tersebut klien baru bisa ‘didekati’ sehingga follow-up dilakukan di hari berikutnya. (f)
Topic
#produktivitaskerja
