Biar nggak salah langkah—dan membuat acara berantakan—perhatikan lima hal krusial yang biasanya mempengaruhi kesuksesan acara. Ini daftarnya:• Rundown
Buatlah rundown atau susunan acara yang cukup detail. Kalau perlu, dari menit ke menit dijabarkan—terutama bila acara hanya berlangsung beberapa jam. Jangan lupa tulis nama (plus nomor ponsel) panitia yang bertanggung jawab di masing-masing sesi.
• Surat kontrak
Bila mengundang pembicara atau bintang tamu, jangan lupa membuat surat kontrak yang dibubuhi materai. Tulis apa saja hak dan kewajiban pihak 1 (panitia) maupun pihak 2 (pembicara atau bintang tamu), sehingga masing-masing nggak ada yang merasa dirugikan. Lagipula, bisa dijadikan ‘pegangan’ jika mereka reseh—datang ngaret, misalnya.
• Plan B
Ada hal yang kita khawatirkan mungkin terjadi di tengah jalannya acara? Nggak usah pikir dua kali, segera bikin rencana undangan (plan B) untuk mengantisipasinya. Jadi bila acara memang nggak berjalan sesuai semestinya, kita nggak perlu panik berlebihan, kan….
• Sponsor
Jangan malas cari sponsor. Asal tahu saja, beberapa majalah ada yang bersedia, tuh, mengiklankan acara kita secara gratis di majalahnya. Paling banter, ‘bayarannya’ hanya membagikan majalah yang bersangkutan ke penonton selama jalannya acara.
• Press kit
Jika mengundang media untuk meliput, siapkan press kit berisi press ID dan press release seputar acara. Press release-nya nggak usah panjang-panjang, cukup jabarkan 5W + 1H (tahu, dong) beserta nomor kontak ketua panitia atau humas yang bisa dihubungi—memudahkan para wartawan dalam membuat berita, tuh. CC
