Ini dia tip berkomunikasi efektif lewat telepon:
- Kalau kita yang menelepon, biasakan menyapa lawan bicara kita dengan sopan. Ucapkan halo, selamat pagi atau sapaan lainnya. Begitu pun saat kita menelepon, meskipun di ujung telepon sana suaranya kedengaran jutek, tetaplah menyapa dengan ramah.
- Sepenting apa pun posisi kita, biasakan mengenalkan diri terlebih dahulu, cukup nama dan divisi atau perusahaan tempat kita bekerja. Tampang kita boleh saja dikenal oleh seluruh warga kantor, tapi belum tentu semua orang mengenali suara kita di telepon. Sikap seperti ini juga menghemat waktu kita. Nggak lucu, kan, menhabiskan satu menit untuk saling tebak siapa yang menelepon atau yang ditelepon.
- Biasakan memanggil lawan bicara dengan sebutan yang pas, misalnya “Pak”, “Bu” atau “Mbak”. Selain lebih enak didengar, hal ini menunjukkan bahwa kita menghormati lawan bicara kita.
- Perlakukan setiap penelepon punya kepentingan yang sama. Dengan begitu mereka akan merasa lebih dihargai karena kita memberikan perhatian lebih terhadap pembicaraannya.
- Perhatikan setiap pemilihan kata dan gunakan kalimat yang baik. Jangan sampai terdengar kasar atau arogan. “Ini bukan urusan saya” atau “Anda harus menunggu saya” adalah kalimat yang sebaiknya dihindari.
- Percakapan melalui telepon menuntut kita untuk berbicara dengan jelas. Untuk itu perhatikan setiap kata dan artikulasi yang kita ucapkan, apakah sudah cukup jelas didengar oleh lawan bicara kita? Terutama kalau kita menelepon menggunakan ponsel. CC
