Sebagai karyawan kantor kita nggak bisa memisahkan diri dari email. Selain untuk berkomunikasi antara karyawan, kita juga menggunakannya untuk bernegosiasi dengan klien. Penting, deh, untuk kelangsungan proyek kerja kita.
Namun, ada kalanya kita menggunakan email dengan tidak efektif. Wajar saja, deh, jika hasil kerja kita kurang maksimal. Tanpa penanganan yang tepat, waktu kita juga akan terbuang percuma. Agar nggak mengalaminya, coba, deh, perhatikan hal-hal berikut….
Spesifik
Sebelum mengirim email, perhatikan apakah kita sudah mencantumkan seluruh informasi yang diperlukan. Misalnya, nih, ada tanggal dan jam meeting, perlengkapan yang perlu dibawa, plus nama orang-orang yang diharapkan hadir. Jangan sampai, tuh, kita lupa menyertakan email salah satu peserta sehingga kita harus mengirim ulang!
To the point
Jika menyangkut pekerjaan, sebaiknya jangan terlalu banyak ‘menyampah’. Basa-basi di awal email untuk sekadar menanyakan kabar, sih, nggak masalah. Tapi, setelah itu langsunglah bahas poin yang diperlukan. Ngobrolin terlalu banyak tema—apalagi di luar pekerjaan—bisa mengakibatkan kesalahpahaman. Jawaban A untuk B, B untuk A. Ujung-ujungnya, perlu klarifikasi ulang.
Informatif
Tambahkan signature yang lengkap di email kita, termasuk nomor telepon. Dengan begitu, orang nggak perlu bertanya lagi saat mau menghubungi kita. Jika cuti selama beberapa hari, jangan ragu men-setting email dengan vacation message. Kalau nggak, bisa-bisa email kita overload saat balik dari cuti karena orang terus mengirim email. Hasilnya, kita harus menyisihkan waktu lebih untuk menghapus banyak email. (VIN/FOTOSEARCH)
