Di kantor waktu kita seharusnya efektif untuk menyelesaikan berbagai tugas. Namun, pada kenyataannya ada saja rapat yang menyita waktu bekerja sehingga kita terpaksa bekerja lembur demi menyelesaikan tumpukan pekerjaan. Ingin mengikuti rapat yang efektif? Begini caranya.

1. Siapkan bahan
Meski atasan selalu punya segudang ide, bukan berarti kita jadi keenakan menghadiri rapat dengan tangan kosong. Nggak ada, tuh, usaha untuk mencari tahu atau mempelajari materi rapat—yang penting setor muka. Padahal bila kita tahu tujuan rapat dan sudah memiliki ide-ide maka durasi rapat akan lebih singkat. Yuk, mulai sekarang siapkan segala macam bahan sesuai kebutuhan rapat.

2. Dengarkan orang lain
Meski kita punya berbagai ide seru, bukan berarti kita memonopali jalannya rapat. Dengarkan juga pendapat peserta lain yang sebenarnya akan selalu menambah wawasan kita. Dilarang menyelak pembicaraan karena selain dicap nggak sopan, rapat juga akan berlangsung tegang hingga menimbulkan konflik. Ujung-ujungnya, nih, bakal menghambat jalannya rapat.

3. Pemilihan waktu
Saat pagi hari sebenarnya lebih ideal untuk melakukan rapat karena pikiran masih segar, tapi kalau dilakukan hingga lewat jam makan siang sudah pasti nggak efektif. Sementara bila diadakan sesudah jam makan siang pasti pesertanya ngantuk, he he he. Karena itu, hindari pembahasan materi yang bertele-tele dan batasi waktu rapat paling lama 1,5 jam. Lewat dari itu biasanya peserta rapat mulai gelisah yang akhirnya membuat rapat mandek.

4. Fokus pada agenda rapat
Saat larut dan enjoy dalam suasana rapat, kadang kita nggak bisa mengerem pembicaraan. Apalagi kalau pesertanya adalah teman kita sendiri, pasti muncul komentar nggak penting selama rapat, tuh. Ternyata figur pemimpin rapat juga berdampak pada proses rapat. Selama dipimpin oleh orang yang kompeten, biasanya pembicaraan nggak akan 'belok' ke arah lain. Jadi, waktu rapat nggak terbuang percuma akibat membahas obrolan yang kurang penting dan relevan, deh. Boleh, kok, sesekali bercanda sebagai selingan di rapat agar tidak terlalu kaku.

5. Peralatan dan suasana mendukung
Kita juga harus mempersiapkan alat pendukung meeting, mulai dari materi presentasi, laptop, hingga ruangan yang kondusif. Jangan sepelekan pula pemilihan lokasi rapat. Soalnya, ruangan sempit, kotor, atau memiliki penerangan yang nggak memadai bikin kita jadi nggak mood saat rapat. Kalau sudah begitu, ide pun rasanya bakal susah mengalir. Kehadiran sekretaris juga sangat penting untuk mencatat notulen rapat. Selain sebagai penyimpan data hasil rapat agar bisa direalisasikan, keseluruhan proses rapat juga bisa diketahui—terutama jika memakai tape recorder. Jadi ketahuan, kan, siapa yang nggak eksis dalam rapat?
 
6. Tidak sibuk sendiri
Hindari memegang ponsel, mencorat-coret kertas, bahkan ngobrol dengan sesama peserta rapat. Saat sibuk sendiri kita tidak akan tahu apa sebenarnya yang terjadi di dalam rapat dan akan kehilangan waktu lebih banyak lagi bila meminta orang lain menjelaskan ulang isi rapat. Seandainya memang ada keperluan mendesak, seperti menunggu kabar dari klien penting atau ingin ke toilet, kita tinggal minta izin keluar dari forum kepada pemimpin rapat, kok. (f)

Baca juga:
4 Trik Agar Rapat Efektif
5 Langkah Mengatasi Ide Macet
Yuk, Bekerja Cerdas!

---

Topic

#rapat

---