Ada beberapa hal yang dapat membuat si penelpon merasa kesal dan bukan tak mungkin ngambek dan malas melanjutkan hubungan kerja dengan perusahaan Anda. Misalnya, telepon dibiarkan terlalu lama tak diangkat, terlalu sering ditransfer, terlalu lama disuruh menunggu, dan telepon dijawab oleh mesin penjawab, tetapi pesannya tidak disampaikan.
Kenali teknologi
Sebaiknya Anda mengerti kemampuan dasar, seperti mentransfer telepon ke pesawat telepon lain, menekan tombol hold ketika penelepon harus menunggu, atau mengganti telepon ke fax mode. Jangan memancing emosi penelepon dengan membuatnya menunggu terlalu lama akibat ketidakpekaan Anda pada teknologi.
Jawab telepon secara profesional dan sopan
Advertisement
Siapkan diri
Siapkan notes dan pena di depan telepon, sehingga jika ada pesan yang perlu disampaikan (jika Anda harus menerima telepon untuk teman Anda), si penelepon tak harus menunggu terlalu lama.
Posisikan diri Anda sebagai penelepon
Bayangkan betapa sebalnya Anda bila telepon Anda ‘di-hold’ terlalu lama, apalagi jika Anda menelepon dari ponsel yang bakal membuat pulsa membengkak. Jangan buru-buru menjawab tidak tahu, hanya karena ingin cepat-cepat menyudahi hubungan telepon. Berikan pilihan pada penelepon. Jika orang yang dicarinya tidak ada, tanyakan apakah dia mau meninggalkan pesan, menghubungi ponsel orang yang dicarinya, atau ingin ditelepon kembali. (f)
Tak hanya saat menelepon, ketika bertemu langsung pun, kita harus mampu menjadi pendengar yang baik. Bagaimana caranya?