Biar nggak kepleset saat mengirim e-mail pada rekan kerja dan bos, ada beberapa batasan yang harus kita perhatikan.  Yang kayak apa, sih?

• Pendek saja.  Jika kita mengirimkan e-mail yang cukup panjang, misalnya berisi deskripsi produk atau surat persetujuan kontrak, pastikan format file-nya sama.  Sering terjadi, kita tidak bisa membaca e-mail dari klien atau sebaliknya, karena perbedaan software antara kantor kita dan klien.  Biar lebih aman, gunakan attach file dengan program yang sama, misalnya dalam bentuk words atau excel atau pps. 

• Hindari e-mail pribadi atau topik sensitif.  Harap diingat, e-mail kita kita ini tidak hanya bisa dibaca oleh diri kita sendiri melainkan bagian IT.  Begitu juga kalau ada e-mail yang berisi informasi atau lelucon yang rada sensitive. Nggak ada yang menjamin, kan, kalau e-mail tersebut hanya akan beredar di kalangan terbatas?  Teliti dan pikir lagi, apakah informasi ini cukup netral untuk disebarkan “ke seluruh dunia” sebelum mengklik tanda ‘send’.   

• Siapa saja yang harus saya kirimi?  Jika kita sedang membahas proyek A, nggak usahlah mengirimkan e-mail pada orang-orang yang tidak terlibat dalam proyek tersebut.  Begitu pula, misalnya dalam satu diskusi dengan banyak orang, kita nggak usah menekan reply all, jika kita hanya perlu berdiskusi dengan satu orang.   

• Tuliskan judul (dan konteks).  E-mail tanpa judul, berpotensi dinomorduakan, bisa langsung dihapus karena dianggap tidak penting.  Alternatif lain, tulis kembali nama orang yang dituju dan nama kita sebelum men-cc-kan e-mail ke orang lain. Saat membalas e-mail, tidak perlu menyertakan teks sebelum-sebelumnya, cukup yang terakhir, sehingga orang tidak akan kepanjangan membacanya.

• Mari mengeja.  Saking sederhananya, tidak sedikit orang yang seringkali salah mengeja nama rekan kerja atau klien.  Biarpun mirip, tulisan antara Santy dan Santi, bisa menunjukkan kalau kita tidak peduli dan tidak menghargainya. Yakin, deh, kita pasti sebal, kan, kalau ada orang yang salah menulis nama kita?  Mulai sekarang, teliti lagi, deh, ejaan nama orang yang dituju sebelum mengirim e-mail. CC