Email menjadi sarana andalan agar yang menghubungi dan dihubungi sama-sama punya waktu untuk saling berkomunikasi. Meski begitu, tetap saja, kadang orang yang Anda kirimi email tidak cepat membalas karena kesibukannya. Supaya kemungkinan dibalas oleh klien yang supersibuk tersebut makin besar, perhatikan hal-hal berikut:

Ingatkan si penerima
Klien yang super sibuk pasti bertemu ratusan orang dalam beberapa hari terakhir. Pada awal email, selain perkenalan, ingatkan si penerima siapa Anda, kapan dan bagaimana cara Anda bertemu dirinya, serta pekerjaan Anda.

Subyek berpengaruh
Subyek atau judul harus konkrit dan bisa menggambarkan tujuan email. Misal, “mencari dana untuk proyek ABC”. Satu kalimat dalam judul, tidak panjang atau terlalu pendek untuk menangkap perhatiannya. Bila perlu, tambahkan #eom (end of message). Mempermudah klien memahami isi email yang masuk.

Mudah di-forward
Buat email clean, tanpa gambar macam-macam pada body text-nya, dan bisa langsung diforward oleh orang bersangkutan, tanpa harus dimodifikasi lagi. Waktu sangat berharga bagi si super sibuk.

Tidak rumit dibaca
Less is more. Buat menjadi singkat dan padat hingga cuma beberapa kalimat yang bisa langsung mengungkapkan tujuan Anda mengirim email. Tebalkan atau beri garis bawah kata-kata atau kalimat yang perlu klien ketahui. Perhatikan jenis font-nya. Gunakan satu jenis saja agar tidak terlihat berantakan.

Follow up tanpa mengganggu
Tidak ada balasan dalam waktu cepat? Tidak perlu melakukan follow up setiap hari. Cukup sekali atau dua kali dalam seminggu. Lampirkan pada email follow up Anda email asli berisi deadline atau memastikan email Anda tidak masuk spam.(f)


Baca juga: